Reglamento Interno de  Auditoria

I.    Normas y políticas de procedimientos, control de calidad y análisis de auditoría

 

1.1.    Procedimientos de auditoría

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Los procedimientos y la metodología de auditoría que aplica Ayala & Asociados Auditcontsa Cía. Ltda., se encuentra dentro del manual de auditoría, documento que forma parte integrante del presente Reglamento Interno de Auditoría.

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El objetivo principal es presentar los conceptos esenciales basados en las Normas Internacionales de Auditoría para su aplicación. Los principios que se deberá seguir son:

 

a.    Integridad, objetividad e independencia: - El contador público debe mantener una actitud imparcial y estar y dar la apariencia de estar libre de cualquier intención que pudiera ser considerada como incompatible con la objetividad y la integridad.

b.    Confidencialidad: - El contador público debe respetar la confidencialidad de la información que adquiera en el curso de su trabajo.

c.    Habilidad y capacidad: - La auditoría debe ser llevada a cabo y el informe preparado por personas que posean adiestramiento adecuado, experiencia y capacidad en la auditoria.

d.    Delegación y supervisión: - Cuando el contador público delegue trabajo en sus colaboradores, deberá dirigir, supervisar y revisar con cuidado el trabajo que éstos realicen.

e.    Documentación: - El contador público debe documentar asuntos importantes para dejar evidencia que la auditoria fue llevada a cabo de acuerdo con los principios básicos.

f.    Planeación: - El auditor debe planear su trabajo para llevar a cabo la auditoria en forma eficiente y efectiva.

g.    Evidencia de la Auditoria: - El contador público debe obtener una adecuada y suficiente evidencia de la auditoria, mediante la aplicación de pruebas de cumplimiento y substantivas que le permitan emitir conclusiones razonables sobre las cuales pueda basar la opinión sobre los estados financieros.

h.    Sistema de contabilidad y sistemas internos: - El contador público debe alcanzar una comprensión del sistema de contabilidad y de los controles internos relativos y debe estudiar y evaluar aquellos controles sobre los cuales proyecta depositar confianza en la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcances de otros procedimientos de auditoria.

i.    Conclusiones sobre la auditoria e informes: - El contador público debe pasar revista y evaluar las conclusiones que se deriven de la evidencia en el desarrollo de la auditoria, como base para expresar su opinión sobre la información financiera.
 

1.1.1.    Enfoque de la auditoría

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Para expresar una opinión sobre los estados financieros, lo adecuado del sistema de control interno, el cumplimiento de regulaciones y normas y hacer seguimiento del logro de los objetivos estratégicos, surge la necesidad de llevar a cabo procedimientos más eficientes para adaptarse a los cambios de la época en que se vive.

Dichos cambios pueden sintetizarse en el requerimiento de "menores costos para maximizar las condiciones de competitividad". Esto último considerado desde el punto de vista de los clientes, que persiguen el objetivo de reducir sus costos (entre ellos los de auditoría), así como desde la situación de Ayala & Asociados Auditcontsa Cía. Ltda., para encontrarse en mejores condiciones de ofrecer servicios.

 

Por otra parte, el avance de la profesión y de las normas legales acelera el proceso ya que a principios y mediados del siglo la auditoría de estados financieros solía nacer como una necesidad y una decisión casi excluyente del cliente. Hoy día, la mayoría de los organismos a quienes se debe presentar información financiera, requieren la opinión de un tercero. Consecuentemente, pequeñas y medianas empresas se ven en la obligación de recurrir a un servicio de auditoría.

Asimismo los tiempos actuales se caracterizan por una utilización masiva del procesamiento electrónico de datos (PED), el cual reemplaza a parte del personal que se utilizaba, en muchos casos, en forma masiva. Esto ha impactado sustancialmente en las técnicas de auditoría.

 

El enfoque utilizado por Auditcontsa Cía. Ltda., evidencia y hace más claro el proceso de análisis que lleva a cabo el profesional responsable de la auditoría. El enfoque determina como esencia del proceso de auditoría al conocimiento integral del negocio del cliente, se está haciendo referencia a su actividad principal, sea cual fuere. En este sentido, por ejemplo, interesará sobremanera saber en qué sector se clasifica el cliente, las normas que la regulan, qué es lo que el cliente produce y cómo produce, si es que se está hablando de una empresa productora, cuál es el proceso y modalidad de venta y cómo se ve afectado el margen de utilidad por la situación de la economía del país y su mercado particular.

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La finalidad será establecer los mejores procedimientos de auditoría para verificar que lo que se expone en la información financiera refleja los diferentes aspectos revelados del negocio y los hechos económicos involucrados.

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Se empieza con el análisis de los aspectos más importantes del cliente (situación patrimonial, productos que fabrica y comercializa y/o servicios que presta y ofrece, estructura de financiamiento, políticas de compras y de ventas, etc.), para luego examinar operaciones o transacciones individuales.

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El principio que se describe implica evaluar el negocio, las operaciones y componentes más importantes, evaluar lo adecuado del sistema de control interno, conocer los principales objetivos estratégicos definidos por la entidad y analizar la información financiera en su conjunto para luego, si es necesario, comprobar transacciones individuales; basados en los resultados obtenidos en desarrollo de la planeación de la auditoría, en la cual se determina el alcance y oportunidad de las pruebas, y se define si se requiere aplicar procedimientos sustantivos o de cumplimiento.

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Otro de los aspectos que se desarrolla con el enfoque de auditoría es el de planeación basada en riesgos de negocio. Se profundiza así en el desarrollo de la etapa de planeación, al identificar y analizar los principales objetivos estratégicos de la Entidad y los riesgos que afectan su cumplimiento, así como sobre la forma en que se les puede disminuir. La definición de estos riesgos, y las conclusiones a las que sobre su impacto llegue el auditor influye significativamente en los procedimientos que se planificarán para ejecutar la auditoría.

Luego de analizar los principales objetivos estratégicos y los riesgos relacionados con su consecución, se hace necesario identificar los principales procesos relacionados con dichos objetivos, con el fin de evaluarlos, y determinar dentro de ellos los controles más importantes que contribuyen a brindarle evidencia al auditor sobre la validez de las manifestaciones de la administración vertidas en los estados financieros. Esto es lo que se denomina prueba de cumplimiento de los controles claves.

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En la medida que haya confianza en los controles instaurados en los procesos, el auditor pondrá mayor énfasis en las pruebas analíticas o de razonabilidad, para ahorrar recursos en desarrollo de la labor de auditoría, sustentado en el bajo nivel de riesgo determinado.

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1.1.2.    Proceso de auditoría

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Un adecuado proceso de auditoría conlleva a que se pueda ejecutar según diferentes circunstancias. No obstante, usualmente se verifican tres etapas esenciales: “Planeación, Evaluación de Controles, Pruebas Sustantivas y Conclusión.”

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Estas cuatro etapas implican que la auditoría es un proceso secuencial con un punto de partida y otro de terminación. En el caso de las auditorías recurrentes (exámenes efectuados por un mismo profesional durante varios ejercicios) se verifica una estrecha relación entre la finalización de una auditoría y el inicio de la auditoría del período siguiente: la terminación de la auditoría de un año naturalmente conduce y proporciona el ingreso a la etapa de planeación de la auditoría del año próximo, ya que el conocimiento obtenido de la auditoría de cada año se acumula y es aprovechado por las auditorías siguientes.

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También sucede que los límites de cada etapa no son tajantes ni excluyentes.

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Si bien la etapa de planeación pretende establecer todos los procedimientos de auditoría que se aplicarán durante el examen, los resultados de las pruebas de cumplimiento, por ejemplo, pueden hacer necesaria la modificación de la planeación efectuada, cambiando el alcance o la naturaleza de las pruebas a efectuar en etapas sucesivas.

 

Asimismo, durante la planeación y a efectos de darle validez a la información que le suministren al auditor sobre los principales procedimientos y sistemas del cliente, se deberían efectuar pruebas de transacciones (seguir algunas operaciones desde el principio hasta el final del ciclo administrativo que ellas recorren), a efectos de verificar la validez de la información que le fuera suministrada sobre el conocimiento del sistema y, a la vez, probar la efectividad del funcionamiento de los "controles" instituidos en el ciclo, en especial aquellos que el auditor prevea que pueden resultarle de utilidad al momento de definir la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos a aplicar.

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De acuerdo con lo expuesto, resulta fácil apreciar que de hecho, y a pesar de estar efectuando la planeación, se están aplicando algunos procedimientos de auditoría que usualmente integran la etapa de ejecución.

Las etapas del proceso de auditoría pueden sintetizarse de acuerdo con el siguiente detalle:

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PROCESO DE AUDITORIA DE AUDITORIA

 

1. Planeación:

• Efectuar procedimientos de evaluación de riesgos e identificar los riesgos

• Determinar la estrategia de auditoría

• Determinar el enfoque de auditoría planeado

• Documento de Planeación

• Programa de Controles a nivel de la Entidad

• Programas de Auditoría para Temas Específicos

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2. Evaluación de controles:

• Entender actividades contables y de emisión de informes

• Evaluar el diseño y la implementación de ciertos controles

• Probar la efectividad operativa de ciertos controles

• Evaluar el riesgo de control y riesgos de que ocurran errores significativos a nivel de aseveraciones

• Programas de Auditoría

• Programa de Auditoría de Emisión de Informes Financieros

• Programas de Auditoría para Temas Específicos

• Programa de Controles Generales de TI

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3. Pruebas sustantivas:

• Planear procedimientos sustantivos

• Efectuar procedimientos sustantivos

• Considerar si la evidencia de auditoría es suficientes y adecuada

• Programas de Auditoría

• Programa de Auditoría de Emisión de Informes Financieros

• Programas de Auditoría para Temas Específicos

• Resumen de Diferencias de Auditoría

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4. Conclusión:

• Efectuar procedimientos de conclusión

• Efectuar evaluación general

• Formar una opinión de auditoría

• Documento de Conclusión

• Programa de Auditoría de Emisión de Informes Financieros

• Programas de Auditoría para Temas Específicos

• Resumen de Diferencias de Auditoría

• Lista de Verificación de Auditoría

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1.1.2.1.    Planeación

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El objetivo de esta etapa es la determinación del enfoque de auditoría a aplicar y su consecuencia inmediata, la selección de los procedimientos particulares a ejecutar. Esto se verá reflejado en las matrices de auditoría y cronograma de actividades a ejecutar en los cuales se define el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría seleccionados.

 

1.1.2.2.    Evaluación de controles

 

El objetivo de la etapa de evaluación de controles es proporcionar al contador público una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, el contador público puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusión de que:

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a.    Los procedimientos no son satisfactorios para este propósito.

b.    El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizaría en el caso de no confiar en dichos procedimientos. Esta última conclusión puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o número de las transacciones o saldos involucrados, los métodos de procedimiento de datos que se estén usando y los procedimientos de auditoría que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas.

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La naturaleza de los procedimientos de control interno contable y la evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento e influyen obre el momento de ejecución y extensión de tales pruebas.

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Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las pruebas sustantivas y, en la práctica, los procedimientos de auditoría suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, así como la evidencia requerida de las pruebas sustantivas.

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1.1.2.3.    Pruebas sustantivas

 

Es aquella etapa en la que el auditor diseña con el objeto de conseguir evidencia referida a la información financiera auditada relacionada con la integridad, la exactitud y la validez de la información. Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros. Las pruebas sustanciales se orientan a obtener evidencia de la siguiente manera:

•    Evidencia física: permite identificar la existencia física de activos, cuantificar las unidades en poder de la empresa, y en ciertos casos especificar la calidad de los activos.

•    Evidencia documental: consistente en verificar documentos (financieros, nominas, etc.).

•    Evidencia por medio de libros diarios y mayores: resume todo el proceso de contabilización de las operaciones contabilizadas por la empresa y además son elementos imprescindibles para la preparación de los Estados financieros.

•    Evidencia por medio de comparaciones y ratios: Es un medio de localizar cambios significativos que deberán ser explicados al auditor.

•    Evidencia por medio de cálculos: realización de cálculos y pruebas globales para verificar la precisión aritmética de saldos, registros y documentos.

•    Evidencia verbal: por medio de preguntas a empleados y ejecutivos.

•    El control interno como evidencia: es un medio de obtener evidencia sustantiva y al mismo tiempo de determinar el alcance e intensidad con el que se deben aplicar los otros tipos de evidencia indicados.

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1.1.2.4.    Conclusión e informes

 

En esta etapa se evalúan todas las evidencias obtenidas durante la etapa de ejecución que deben permitir formar un juicio o una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, el cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables y lo adecuado del sistema de control interno.

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Habiendo definido en forma global los objetivos de cada una de las etapas que integran el proceso de auditoría, seguidamente se analizarán las características principales de cada una de ellas.

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1.1.3.    ETAPA DE PLANEACIÓN

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Para cualquier actividad que se realice, antes de ejecutarla, se debe tener en cuenta cómo efectuarla. Cuanto mayor es la posibilidad de razonamiento, mayor será su intención de planificar las actividades a realizar. Ello lleva implícitos dos objetivos:

•    Que la actividad resulte efectiva, permitiendo llegar al cumplimiento de los objetivos propuestos.

•  Que la actividad resulte eficiente, es decir, que el alcance determinado permita establecer la utilización de recursos estrictamente necesarios.

 

El trabajo de auditoría debe ser adecuadamente planeado y se debe ejercer, durante el mismo, una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere. La norma internacional de auditoría respecto a la planeación, distingue sobre los asuntos que se deben ser considerados por el auditor en desarrollo de la planeación global, a saber:

•    Cronograma de actividades: Nos permite programar las actividades que se han de realizar en el desarrollo del trabajo de auditoria. 

•    Conocimiento del negocio del cliente: Permite tener una idea de las actividades y estructura del cliente. Ver formato Anexo 1 RBE A1-01 – Aceptación Cliente.

•    Entendimiento de la Contabilidad y del Sistema de Control Interno: Conocimiento de su estructura contable, como lo adecuado del control interno Ver Formatos Plantillas externas: C – Planificación y E – Programa de auditoría de información financiera  

•    Realización de Procedimientos Analíticos: Mediante la comparación de los estados financieros de dos periodos comparables, identificar las variaciones más relevantes.

•    Riesgo y Materialidad: El riesgo de auditoría significa que el auditor acepta cierto nivel de incertidumbre respecto a las evidencias de la estructura del control interno, como sobre la presentación de los estados financieros. Los riegos los evaluaremos en la matriz de planeación.

•    En cuanto a la materialidad, de acuerdo a las políticas de la firma los márgenes con los cuales, se manejan las diferencias es hasta el 5%.

•    Otros asuntos: Los relacionados con el negocio en marcha, asuntos que merezcan especial atención, tales como partes relacionadas.

Con todo lo anterior, el profesional de auditoría estará en capacidad de desarrollar y preparar, por escrito, un Plan General de Auditoría.

 

1.1.3.1.    Objetivo de la planificación

 

La planeación es importante en todo tipo de trabajo, cualquiera que sea el tamaño del cliente. Es prácticamente imposible obtener efectividad y eficiencia en el trabajo de auditoría sin una adecuada planeación. La cual debe ser cuidadosa, creativa, positiva e imaginativa, debe tener en cuenta alternativas para realizar las tareas y debe seleccionar los métodos más apropiados.

 

El objetivo de la etapa de planeación consiste en determinar: El enfoque, El alcance y La oportunidad de la auditoría.

1.1.3.2.    Etapas del proceso de planeación

 

La etapa de planeación adquiere una importancia relevante como consecuencia de la necesidad de efectuar un examen eficiente. Esta etapa involucra un primer paso constituido por la planeación estratégica.

 

Los miembros más experimentados del equipo de trabajo definirán la estrategia que consideran más adecuada para desarrollar la auditoría sin haber efectuado aún procedimiento alguno. Se basarán tanto en el conocimiento acumulado que posean (si existiera) sobre el cliente como en su experiencia y conocimientos para determinar a priori los principales componentes de cada una de las unidades operativas en que se dividirá la auditoría;

•    El riesgo global de auditoría para el cliente en su conjunto;

•    Los riesgos individuales para los componentes, y

•    El tipo de enfoque más adecuado.

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Se entiende por enfoque de auditoría el tipo de pruebas que se aplicaran en el desarrollo del trabajo:

•    Analíticas,

•    Cumplimiento o

•    Sustantivas.

 

Estos riesgos y enfoque, determinados previamente a la realización de las pruebas, deben ser confirmados con posterioridad, y podrán modificarse de acuerdo con los resultados que se vayan obteniendo.

 

La planeación es fundamental para:

•    Orientar coordinadamente todos los esfuerzos de auditoría;

•    Evitar dispersiones;

•    Transmitir a todo el equipo de trabajo las ideas del personal más experimentado;

•    Prever situaciones que ayuden a la eficiencia del examen, y

•    Anticipar dificultades que finalmente puedan afectar la conclusión y, consecuentemente, el informe del auditor.
En el proceso de planeación, se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

 

a.    Conocimiento acumulado:

•    La comprensión del negocio del cliente es fundamental para realizar una planeación efectiva y una auditoría eficiente.

•  El conocimiento adquirido en trabajos de auditoría recurrentes para un cliente en particular tiene un valor agregado que debe aprovecharse en años sucesivos.

•    El negocio y su forma de operar tienden a permanecer constantes durante un período largo de tiempo.

•  Generalmente los productos, mercados, clientes, la composición del grupo gerencial, la posición competitiva y la sensibilidad a las condiciones económicas cambian gradualmente; los sistemas efectivos de control adecuadamente supervisados no se deterioran repentinamente.

•  En una auditoría recurrente, se acumulan conocimientos sobre el negocio, su medio de control, su gerencia y control. Además, la evidencia de auditoría obtenida como parte de exámenes anteriores, por lo general, continúa teniendo relevancia. El enfoque de auditoría debe aprovechar permanentemente estas realidades confiando, en las circunstancias apropiadas y en la evidencia de control obtenida en años anteriores.

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b.    Definir términos de referencia:

Se determinan e identifican las siguientes responsabilidades:

•    Las responsabilidades que asume Auditcontsa Cía. Ltda.

•    Las responsabilidades en materia de informes,

•    Las expectativas del cliente,

•    Informes especiales,

•    Instrucciones que deberán ser completadas y

•    Restricciones al alcance del trabajo, si las hubiere, etc.

 

c.    Analizar el negocio y sus riesgos inherentes:

Se identifica y analiza lo siguiente:

•    Los factores específicos que afecten a la industria,

•    Las fluctuaciones que afecten al negocio,

•    Fuentes de competencia,

•    Viabilidad de productos y

•    Restricciones a la actividad económica, etc.

d.    Analizar el ambiente del sistema de información:

Se identifican los sistemas del cliente con los cuales registra y controla sus transacciones.
•    En este momento de la planeación, corresponde determinar la naturaleza y alcance de los sistemas del cliente, si posee procesamiento computarizado o manual, el software de sistemas con que opera, cuáles fueron los cambios ocurridos desde la última visita, la naturaleza en cuanto a la configuración y estructura de las operaciones computarizadas.

•    Cuando la entidad utiliza los servicios proporcionados por otra organización de servicios, y los mismos están limitados a la grabación de transacciones y el cliente conserva la autorización de las mismas y el mantenimiento de responsabilidad, el cliente puede ser capaz de utilizar políticas y procedimientos eficaces dentro de su organización.

•    Sin embargo, cuando la organización de servicios ejecuta transacciones del cliente y tiene delegación de responsabilidad en su desarrollo, el cliente puede considerar necesario confiar en políticas y procedimientos de la organización que le presta el servicio. En este último, el equipo de auditoría debe evaluar cómo esta situación puede afectar el alcance de su auditoría, y de ser necesario considerar soportar la evaluación de estas operaciones con base en la opinión del revisor fiscal y/o interno de la organización de servicios, como medio para contar con información sobre la contabilidad y control interno de lo organización de servicios.

 

De requerirse, también el equipo de auditoría puede solicitarle al cliente que solicite a la organización que le presta los servicios que permita que su auditor los visite y examine, y que le suministren toda la información por él requerida. En estos casos es necesario que el equipo de auditoría evalúe entre otros aspectos:

•    Naturaleza de los servicios proporcionados por la organización de servicios.

•    Los términos del contrato y la relación entre el cliente y la organización que presta el servicio.

•    Las aserciones de declaración financiera materiales que son afectadas por las labores desarrolladas por la organización de servicios.

•    El riesgo inherente asociado con aquellas aserciones que son afectadas.

•    Grado en el cual los sistemas de control internos del cliente actúan recíprocamente con los sistemas de la organización de servicios.

•    Los controles del cliente que son aplicados a las transacciones procesadas por la organización de servicios.

•    La capacidad y peso financiero de la organización de servicios, incluyendo el posible efecto que se generaría por ante el fracaso de la organización de servicios sobre el cliente.

•    Cómo está reflejada en los manuales técnicos del cliente información sobre la organización de servicios.

•    Información disponible sobre controles generales y computarizados de aplicaciones relevantes del cliente.

 

e.    Analizar cambios en el ambiente de control:

Se analizan

•    Los cambios que ocurrieron en el ambiente de control (actitud y compromiso que tiene la gerencia para establecer un clima positivo a la implantación y ejecución de operaciones controladas de los negocios).

•    Un ambiente de control fuerte permite depositar confianza en los controles, mientras que un ambiente de control débil no lo permite.

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f.    Analizar cambios en las políticas contables:

Se identifican y analizan:

•    Los cambios en las políticas contables vigentes, bien por decisión del cliente o por cambio de las normas contables aplicables,

•    Problemas que en la aplicación de políticas contables se haya detectado en ejercicios anteriores y

•    El análisis de la existencia de algunas políticas agresivas o conservadoras que requerirán tareas especiales en la ejecución de la auditoría.

 

g.    Confianza en la auditoría interna (Coordinación de esfuerzos):

•    La evaluación del trabajo adelantado por la auditoría interna (si la hubiere), si bien no es un sustituto del trabajo del auditor, sí sirve de soporte para la labor por él desarrollada; razón por la cual es indispensable efectuar su evaluación, ya que la misma se constituye en parte del control interno de la entidad.

•    La confianza en la auditoría interna puede mejorar significativamente la eficiencia del examen; por consiguiente, en general, se espera que cuando fuese posible se confíe en el trabajo de los auditores internos.

•    El grado de confianza a depositar dependerá de la evaluación que se realice de la competencia (calidad) y objetividad de los auditores internos.

Por ejemplo, deberá analizarse:

•    El grado de independencia de auditoría interna dentro de la organización,

•    Su competencia y experiencia,

•    La importancia de su trabajo para la auditoría,

•    Lo adecuado de sus papeles de trabajo,

•    La forma en que realizan sus tareas y

•    Cómo se ejecutan las tareas de seguimiento de las recomendaciones sugeridas.

 

1.1.4.    Etapa evaluación de controles

 

En esta etapa se requiere la participación del equipo de auditoría designado para el contrato. En el levantamiento de los procesos se deben identificar claramente los siguientes aspectos, usando para tal fin la pro forma definida por Auditcontsa Cía. Ltda., para el levantamiento de procesos:

•    Nombre del proceso

•    Principales rubros de los estados financieros que se ven afectados con el proceso

•    Entradas

•    Descripción del proceso

•    Salidas

•    Riesgos identificados

•    Controles existentes

•    Pruebas preliminares definidas

 

Luego de definidas las unidades operativas y los principales componentes en cada una de las unidades operativas, se definen las decisiones preliminares a tomarse en cada uno de los componentes, de acuerdo con el conocimiento y evidencia obtenidos durante la etapa de la planeación de la auditoría, por medio de las cuales se define si el enfoque a usarse será de cumplimiento o sustantivo.

 

En la definición de este enfoque concurren el análisis de dos elementos presentes en cada componente, ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes.

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El ambiente de control permitirá determinar qué grado de confianza se depositará en los controles existentes en los sistemas de información y contabilidad del cliente. Un ambiente de control fuerte permitirá confiar en los controles, mientras que un ambiente de control débil requerirá la realización de procedimientos de auditoría no vinculados con pruebas de controles.

 

Un análisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitirá concentrar la labor de auditoría total en aquellas áreas que presente mayor riesgo. Si se recuerda la definición de riesgo de auditoría como la susceptibilidad de que determinada partida está expuesta a la presentación de errores o irregularidades, aquellas áreas de riesgo bajo donde no se esperan obtener errores o irregularidades, requerirá menor esfuerzo de auditoría que las áreas consideradas con riesgo elevado.

 

Se trabaja con la auditoría en su conjunto, como un todo. En cambio, en la planeación se trabaja cada componente de los estados financieros en particular, en forma separada del resto de los componentes.

 

En la evaluación de controles el auditor elabora las matrices de auditoría de los principales componentes de los estados financieros, identificando los siguientes aspectos:

•    Nombre del componente de los estados financieros.

•    Factores de riesgo identificados (aquellos riesgos identificados en los componentes que no están controlados o cuyos controles no operan adecuadamente. En resumen, aquellos riesgos que en los procesos levantados no cuentan con controles adecuados).

•    Definición de las aseveraciones afectadas con los factores de riesgo.

•    Procedimientos de auditoría a aplicar para mitigar los riesgos no controlados (programas de auditoría).

•    Oportunidad de ejecución de los procedimientos de auditoría.

 

Por lo tanto, en la evaluación de controles es necesario precisar los siguientes conceptos:

 

a.    Aseveraciones en los Componentes

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Uno de los factores clave consiste en concentrar los esfuerzos de auditoría en las áreas de mayor riesgo y, en particular, en lo que se denominan "aseveraciones". Las aseveraciones son el eje central de la labor de auditoría a realizar. Hay muchas aseveraciones subyacentes en un juego de estados financieros.

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Las aseveraciones son manifestaciones que realiza la gerencia cuando presenta los estados financieros, a saber:

•    Integridad,
•    Existencia y ocurrencia,
•    Exactitud,
•    Valuación,
•    Obligación y derechos,
•    Presentación y revelación.

 

Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos. Se analiza si todas las transacciones y hechos (sin olvidar el concepto de la materialidad)14 están contabilizadas, incorporadas en los estados financieros, registradas en las cuentas correctas, adecuadamente acumuladas y registradas en él, o atribuidas, al período contable correspondiente.

 

Existencia y ocurrencia: Los activos y pasivos del cliente existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período. Se trata de determinar si el cliente controla o es propietario o posee derechos respecto de los activos registrados y ha contraído los pasivos contabilizados: si los activos, pasivos y transacciones son reales o probables, si los activos existen o probables, si las transacciones han ocurrido y si están debidamente autorizadas.

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Exactitud: El importe y otra información relativos a las transacciones y eventos han sido registrados adecuadamente.

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Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.

 

Obligaciones y Derechos: Los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del cliente en la fecha de corte.

 

Presentación y Revelación: Los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.

 

Para estas dos últimas aseveraciones, se analiza si cada transacción está correctamente (razonablemente) calculada y reflejada por su monto apropiado; si los activos y pasivos están correctamente (razonablemente) valuados, cada uno de acuerdo con su naturaleza y normas contables aplicables y si reflejan los hechos y circunstancias que afectan su valuación. Además, corresponderá analizar si está incluida toda la información necesaria para obtener una adecuada comprensión de los activos, pasivos y transacciones que están expuestos en los estados financieros.

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La definición de estas aseveraciones sirve para:

 

Determinar, con base en la evaluación preliminar de los riesgos inherente y de control, qué grupo se ve más afectado por la presencia de determinado nivel de riesgo.

 

Seleccionar, con base en la definición de esas aseveraciones y a la relación que los riesgos inherentes y de control tienen respectos a ellas, los procedimientos de auditoría que se concentrarán en las aseveraciones más afectadas.

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Aquellas aseveraciones más afectadas serán las que concentren el mayor esfuerzo de auditoría y cada uno de los procedimientos de auditoría que se defina ejecutar para cada componente, con base en el enfoque adoptado, se relacionará con las aseveraciones que satisfaga.

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Dado que la responsabilidad sobre la razonabilidad de las aseveraciones en los estados financieros es de la administración del cliente, el auditor debe obtener manifestación por escrito de esta última, en la cual afirme que las declaraciones financieras son correctas y que todos los hechos relevantes están adecuadamente revelados y presentados.

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El profesional de auditoria por su parte, puede utilizar otros medios adicionales para obtener el soporte de esta manifestación como el reconocimiento que la gerencia realice en reuniones con las juntas directivas o consejos.

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Con el fin de hacer más efectiva la auditoría, se recomienda compartir el plan de auditoría con la administración del cliente, con el fin de conocer su percepción sobre el mismo, y determinar posibles pruebas adicionales que deberían tenerse en cuenta, con base en los resultados de la conversación sostenida con los funcionarios del cliente. También puede suceder que existan actividades planeadas que con información adicional suministrada por el cliente puedan ser obviados y simplemente se requiera efectuar verificaciones de los correspondientes controles, para dar confianza al procedimiento examinado 16.

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b.    Procedimientos de Auditoría

 

La naturaleza y nivel del riesgo de auditoría influye sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planificados.

 

En la planeación se seleccionan fuentes de satisfacción de auditoría en relación con la naturaleza o nivel de los riesgos. Esta decisión tomará en cuenta las consideraciones prácticas de la relación costo/beneficio y la disponibilidad y facilidad para obtener la evidencia de auditoría.

 

En la evaluación de controles se determinan los factores de riesgo presentes en cada componente. Los procedimientos de auditoría estarán relacionados con esos factores, puesto que deben orientarse a detectar los errores o irregularidades que ellos representan.

 

Para la selección de los procedimientos de auditoría:

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Se tendrá en cuenta toda la gama posible de procedimientos a aplicar: los procedimientos sustantivos (procedimientos analíticos y las pruebas detalladas de transacciones y saldos) y las pruebas de controles.

 

Es eficiente considerar los procedimientos ya seleccionados para otras componentes, que puedan brindar satisfacción de auditoría adicional para el componente que se está planificando.

 

Se considerarán los procedimientos que afectan directamente a los factores de riesgos identificados, los procedimientos realizados por auditoría interna (cuando se desee confiar en ese trabajo) y el alcance y oportunidad de los procedimientos a aplicar.

 

Los procedimientos de auditoría seleccionados constituyen la base para la preparación del programa de trabajo. El programa de trabajo es el detalle, para cada procedimiento, de los pasos necesarios a seguir en el momento de su ejecución, con indicación del alcance a aplicar y la oportunidad de su aplicación.

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El resultado de la etapa de evaluación de controles se documentará a través de lo que se llama "Programa de Trabajo" que incluye cada uno de los procedimientos a aplicar para cada componente y en cada visita de auditoría con indicación del alcance y pasos a seguir.

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c.    División de los Procedimientos de Auditoría

 

Pueden dividirse, según la evidencia que brindan, en procedimientos de cumplimiento y sustantivos. En la práctica, es difícil clasificarlos, ya que muchos cumplen un doble propósito. Los procedimientos que proporcionan evidencia de control también pueden proporcionar evidencia sustantiva acerca de transacciones y saldos individuales examinados. En forma similar, los procedimientos que proporcionan evidencia sustantiva generalmente permiten inferir la existencia y efectividad de los controles relacionados.

Procedimientos De Cumplimiento: proporcionan evidencia de que los controles clave existen y de que son aplicados efectiva y uniformemente. Aseguran o confirman la comprensión de los sistemas del cliente, particularmente de los controles clave dentro de dichos sistemas, y corroboran su efectividad.

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Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia de control se encuentran:

•    Observación de la ejecución del control,
•    Indagación con personal informado sobre la operación del control,
•    Repetición de la operación de un control para determinar que se ejecutó correctamente,
•    Repetición del cálculo de la exactitud matemática de los documentos o registros que respaldan la operación de un control,
•    Inspección de los registros o documentos que respaldan la operación de un control,
•    Indagación corroborativa de los resultados de las indagaciones sobre la ejecución de un control mediante confirmaciones con otros miembros de la entidad,
•    Evaluación de conocimientos, se combinan las técnicas de indagación, inspección y repetición para probar el conocimiento que tiene un individuo sobre el tema o su capacidad para ejecutar efectivamente un control.

 

Procedimientos Sustantivos: proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables o estados financieros y, por consiguiente, sobre la validez de las aseveraciones.

 

d.    Tipos de los Procedimientos de Auditoría

 

Como algunos procedimientos de auditoría pueden usarse con doble propósito, obtener evidencia de control o sustantiva, a continuación se detallan las características más salientes de cada uno de ellos, independientemente de la clasificación antes planteada.

•    Inspección de la Documentación del Sistema.
•    Pruebas de Reconstrucción.
•    Observaciones de Determinados Controles.
•    Técnicas de Datos de Prueba.
•    Indagaciones al Personal de la Empresa.
•    Procedimientos Analíticos.
•    Inspección de los Documentos Soporte y otros Registros Contables.
•    Observación Física.
•    Confirmaciones Externas.

 

e.    Pautas para la Selección de los Procedimientos

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Para seleccionar los procedimientos de auditoría de manera eficaz y eficiente se deben tener en cuenta las siguientes pautas:

Los procedimientos a seleccionar deben estar de acuerdo con las definiciones obtenidas en la planeación sobre:

•    Importancia de los estados financieros en su conjunto.
•    Naturaleza y grado de los riesgos inherente y de control del componente y su impacto en las aseveraciones individuales.
•    Controles clave potenciales identificados.
•    Enfoque de auditoría esperado.

 

La evidencia de auditoría a obtener puede estar relacionada con la satisfacción de auditoría obtenida en otros componentes, pero que también es importante para el componente en cuestión. Algunos procedimientos pueden responder a servicios adicionales al cliente o ser a pedido de informes especiales. Deben considerarse los procedimientos de auditoría requeridos por las normas de auditoría. 

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Al seleccionar procedimientos de cumplimiento de los controles clave debe seguirse el siguiente orden:

•    Controles gerenciales e independientes.
•    Controles de procesamiento y funciones de procesamiento.
•    Controles para salvaguardar activos.
•    Para cada uno de los procedimientos seleccionados se debe indicar su alcance y oportunidad.

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f.    Consideraciones Adicionales para Ítems Específicos

 

Al momento de obtener la evidencia de auditoría, debe darse especial atención a procedimientos tales como los que se detallan a continuación:

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Asistir a los inventarios físicos, cuando los mismos tengan una importancia relativa o materialidad en la información financiera del cliente, caso en el cual el auditor deberá obtener la evidencia suficiente y competente asistiendo a este proceso, salvo que su participación sea imposible, para lo cual deberá manifestar las restricciones y limitaciones en su opinión profesional. Para estos efectos se deberá utilizar el programa de auditoría diseñado.

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Indagar sobre pleitos y reclamaciones, ya que estas situaciones pueden tener un efecto importante sobre la información financiera del cliente. Para tal fin, se deberá aplicar el programa elaborado para el efecto.

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Verificar la adecuada valuación y clasificación de las inversiones a largo plazo, con el fin de determinar que son reconocidas en la información financiera adecuadamente. Para tal fin es necesario que además de la verificación de su correcta valuación se indague con la administración sobre si la entidad puede seguir manteniendo dichas inversiones a largo plazo o si existen expectativas de realizarlas en el corto plazo, para lo cual, es de importancia obtener confirmaciones escritas por parte de la administración.

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Obtener información de segmentos de negocio significativos en las declaraciones financieras, velando porque esta información sea adecuada y suficientemente revelada e identificada en el reporte financiero. Los procedimientos de auditoría sobre la información de segmentos generalmente consisten en procedimientos analíticos y otra revisión de cuentas prueba apropiado dadas las circunstancias.

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El auditor consideraría ventas, transferencias y gastos entre segmentos, eliminación de cantidades de intersegmento, comparaciones con presupuestos y otros resultados esperados, por ejemplo, ganancias como un porcentaje de ventas, y la asignación de activo y gastos entre segmentos incluyendo consistencia con períodos previos.

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g.    Utilización del Trabajo de un Especialista

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La utilización del trabajo de especialistas (abogados, actuarios, tasadores, ingenieros, geólogos, etc.) como fuente de evidencia de auditoría es una parte esencial e integral del proceso de auditoría. No se pretende que como auditores se posea la experiencia de especialistas capacitados en otras áreas importantes para la conducción de una auditoría.

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Las situaciones en las que puede ser necesario confiar en la opinión de un especialista, pueden ser:

•    Valuaciones de ciertos activos, por ejemplo, propiedades, obras de arte y piedras preciosas.

•    Evaluaciones de cantidades o de la condición física de los activos, por ejemplo, existencias acopiadas y reservas de mineral y de petróleo. Valuaciones o cálculos utilizando datos y técnicas especializadas, por ejemplo, pasivos determinados por un actuario.

•    Interpretaciones de requerimientos, reglamentos o acuerdos técnicos, por ejemplo, la significación potencial de los contratos y otros documentos legales, o títulos de propiedad.

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Cuando se requiere la colaboración de un especialista, se debe obtener razonable seguridad de que el especialista es competente en su materia. Es preciso considerar sus calificaciones y licencia profesional que prescribe normas para sus miembros, se puede obtener la satisfacción requerida mediante información de que el mismo es un miembro de buena reputación. Si su reputación no es conocida, se debe consultar a las personas que están familiarizadas con la calidad del trabajo del especialista. Si, como resultado de las indagaciones o por cualquier otra razón, se tienen dudas con respecto a la competencia del especialista, no se debe confiar en su trabajo.

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Normalmente, es preferible requerir la colaboración de un especialista que no esté relacionado con el cliente y que, por lo tanto, sea más objetivo. No obstante, cuando las circunstancias lo imponen, puede aceptarse la utilización del trabajo de un especialista que forma parte del personal del cliente, siempre que el individuo posea los conocimientos y la aptitud necesarios. En esta situación, puede considerarse necesario realizar procedimientos más amplios, o contratar un especialista independiente que verifique algunas o todas las presunciones, métodos o hallazgos del especialista del cliente.

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Cuando se utiliza el trabajo de un especialista deben coordinarse los esfuerzos tendientes a satisfacerse de que el trabajo se adecua a los propósitos previstos.

El auditor debe evaluar si sobre la base de sus conocimientos acerca del negocio y de los métodos, presunciones y datos fuente del especialista, los hallazgos de auditoría parecen razonables.

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Aunque la corrección y razonabilidad de las presunciones y métodos utilizados por el especialista forman parte de su propia responsabilidad, el auditor debe informarse sobre la forma en que son aplicados para determinar si son razonables en las circunstancias y son concordantes con los utilizados anteriormente. Si no lo fueran, o si fueran inadecuados según su conocimiento del negocio del cliente, debe obtenerse una explicación.

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1.1.5.    Pruebas sustantivas

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1.1.5.1.    Programas

 

Con el mismo sentido de "un enfoque de auditoría a medida", los procedimientos para efectuar el examen son únicos para cada cliente en particular y se traducen en programas detallados de trabajo también a medida.

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Con anterioridad se realizaban exámenes a partir de programas estándar que se trataban de adaptar a las características específicas de las empresas auditadas. En la actualidad y teniendo en cuenta que muchos procedimientos consisten en pruebas de cumplimiento de controles clave específicos de cada uno de los sistemas y, pruebas analíticas que relacionan diversos elementos particulares de la información que suministran dichos sistemas y de los estados financieros individuales de la organización, difícilmente se puedan prever programas de trabajo desarrollados en forma estándar. Esta característica asegura considerar con mayor énfasis las particularidades del negocio y sus efectos en los procedimientos de auditoría.

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Sin embargo, se tienen unos programas base para el desarrollo de la auditaría, que deben ser ajustados de acuerdo a las características del trabajo a realizar en cada cliente.

1.1.5.2.    Clasificación de las pruebas sustantivas

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Las pruebas sustantivas se clasifican en:

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Procedimientos sustantivos analíticos: La NIA 520 define los “procedimientos analíticos” como las evaluaciones de información financiera, por medio del análisis de las relaciones razonables entre datos financieros y no financieros. Asimismo, la NIA 520 señala que los procedimientos analíticos también incluyen la investigación que sea necesaria sobre variaciones o relaciones identificadas que sean inconsistentes con otra información relevante, o que difieran de manera significativa de los valores esperados. Por lo anterior, la aplicación de estos procedimientos no termina con la evaluación, sino que implica la investigación sobre conclusiones inconsistentes con la expectativa del auditor.

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Los procedimientos analíticos sustantivos son más aplicables a grandes volúmenes de transacciones que tienden a ser predecibles en el tiempo. A estos procedimientos podría pertenecer el comparativo de los márgenes brutos de sucursales de una tienda de autoservicio, en donde se tiene un alto volumen de operaciones y que por su naturaleza deberían, en principio, tener márgenes brutos similares, considerando que las condiciones de las sucursales son similares.

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Cabe señalar que la efectividad de los procedimientos analíticos sustantivos no implica que éstos deban referirse a modelos sofisticados; ciertos modelos sencillos proporcionan evidencia efectiva de auditoría. Por ejemplo, tenemos los siguientes:

•    Revisión global de la depreciación del ejercicio, a partir de los saldos brutos de activos fijos y las tasas de depreciación.

•    Validación del importe global anual de gastos por nóminas cuando se revisa una nómina quincenal y los empleados tienen sueldos que permanecen relativamente fijos.

•    La comparación de márgenes brutos u operativos de la industria, con los de la empresa.

•    Comparativo de variaciones en ventas de unidades de productos, con las variaciones en los ingresos monetarios correspondientes.

 

De acuerdo con su naturaleza, los procedimientos analíticos proporcionan diferentes niveles de seguridad; en la medida que el nivel de seguridad disminuye puede ser necesaria la incorporación de otro tipo de procedimiento o, en su caso, la no aplicación de ese procedimiento.

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Pruebas sustantivas de detalle: La naturaleza del riesgo y de la afirmación es relevante para el diseño de las pruebas de detalle. Por ejemplo, las pruebas de detalle relacionadas con la afirmación de existencia o de ocurrencia pueden implicar que se realice una selección entre las partidas que integran una cantidad incluida en los estados financieros y que se obtenga la correspondiente evidencia de auditoría. Por su parte, las pruebas de detalle relacionadas con la afirmación de integridad pueden implicar que se realice una selección entre las partidas que se espere que estén incluidas en la cantidad correspondiente de los estados financieros y que se investigue si efectivamente están incluidas.

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1.1.6.    Papeles de trabajo

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1.1.6.1.     Introducción

 

Los papeles de trabajo de auditoria deben contener documentos sobre la planeación y supervisión del trabajo, la evidencia en la cual confirmamos a fin de realizar la auditoria y las razones que fundamentan cualquier decisión significativa con respecto a la presentación de la información en los estados financieros y en nuestro informe.

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Esta sección proporciona pautas sobre la organización y contenido de los papeles de los papeles de trabajo de auditoria. A fin de promover la eficiencia y asegurar un nivel mínimo de documentación.

1.1.6.2.    Objetivos

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Los papeles de trabajo son registros que respaldan nuestro informe de auditoría. Son necesarios para el desarrollo y supervisión eficiente de una auditoria, proporciona evidencia de que nuestro trabajo se realizó de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas.

Tener en cuenta las siguientes consideraciones generales:

•    Utilizar la documentación de sistemas preparada por el cliente, en vez de prepararla por los auditores.

•    Utilizar planillas diseñadas para permitir su uso en futuras visitas cuando fuera posible.

•    Hacer copias de las actas y acuerdos importantes en lugar de preparar extensos resúmenes.

•    Dejar espacio en los programas de auditoría para agregar comentarios sin necesidad de preparar un papel de trabajo adicional.

•    Preparar las planillas en miles o en unidades enteras (omitir centavos, etc.), siempre que ello sea pertinente.

•    Proponer solamente los asientos de ajuste significativos. Los puntos menores deberán ser comunicados (de considerarlo podrá hacerse de manera informal) al cliente para que éste tome la acción correspondiente.

•    Concluir con respecto a los hallazgos de auditoría sin importancia dejando constancia de que no es necesario tomar acciones.

•    No transcribir las planillas o memorandos si son adecuados los papeles de trabajo que se han elaborado.